Työryhmiä suunnittelevia pyydetään lähettämään päivien järjestelytoimikunnalle lomakkeen kautta. Työryhmää ehdottaessa täytyy antaa ryhmän nimi ja lyhyt kuvaus, max. 2000 merkkiä ryhmän tematiikasta. Lisäksi lomakkeeseen täytetään ryhmän kokoonkutsujan nimi ja yhteystiedot. Työryhmän kokoonkutsujina voi olla useampi henkilö, joiden yhteystiedot tulee liittää osaksi ehdotusta. Mikäli työryhmällä on tavoitteena kokoontuminen vain torstaina tai perjantaina tai molempina, tästä voi myös etukäteen ilmoittaa, kuin myös mahdollisten etukäteen tiedossa olevien esitysten todennäköinen määrä.
Järjestelytoimikunta korostaa, että työryhmän ei tarvitse liittyä suoraan päivien teemaan. Oleellisempaa on, että työryhmä voidaan järjestää riittävän monen osallistujan voimin. Järjestelytoimikunta varaa oikeuden ehdottaa työryhmiä, joihin ei ilmoittaudu järjestäjien lisäksi muita paperinesittäjiä joko yhdistettäviksi tai peruttaviksi.
Kun työryhmät on vahvistettu, avataan paperikutsu (Call for Papers) tammikuun 2026 lopussa. Työryhmien vetäjät ovat viime kädessä vastuussa esitysten/papereiden hyväksymisestä työryhmäänsä. Paperinesittäjät ilmoittautuvat suoraan sähköpostitse työryhmän vetäjille, jotka raportoivat paperikutsun loputtua työryhmänsä koostumuksen ja työskentelytilojen tarpeen.
Työryhmän järjestäjä vahvistaa esittäjien osallistumisen työryhmään asianomaisille sekä tiedottaa työryhmäänsä niihin liittyvistä käytännön seikoista.
Lomake löytyy myös tämän linkin takaa: https://forms.office.com/e/PQGALGQ6sw